呼和浩特市应诉案件材料立卷归档办法
时间:2017/6/6
呼和浩特市应诉案件材料立卷归档办法
(征求意见稿)
 
     第一条 为规范呼和浩特市应诉案件材料的立卷归档工作,有效地保护和利用应诉案件档案,根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规的规定,结合本市实际,制定本办法。
     第二条 依法履行应诉职责的行政机关,适用本办法。
应诉机关承办应诉工作的工作机构均应按照本办法做好应诉案件材料的立卷归档工作。
第三条  应诉案件材料是指应诉机关从收案、办案到结案,整个应诉过程中形成的与案件有关的材料。
 第四条  应诉案件按年度、审级、一案一号的原则,单独立卷。
 第五条  应诉案件一案立一卷。案卷号根据法院裁判文书(判决书、裁定书、调解书)的文号确定。案由由法院确定。
案卷以200页左右为宜,材料较多需要立多个分卷的,各分卷统一使用一个案卷号,每卷按装订顺序在案卷号后加横杠,从“1”开始按顺序连续编号。
第六条 自收到起诉状(上诉书)之日起,案件承办人即应开始立卷准备,及时收集整理有关材料,做好立卷归档工作。
结案后,案件承办人要认真整理案件材料,检查全案材料是否收集齐全、完整、符合要求。如有遗漏或不符合要求的,应及时补齐或补救,如无法补齐,应在备考表中予以说明。
第七条  需要补救的文书材料,根据不同情况,按下列要求进行整理:
    (一)对残缺破损的文书材料,应当进行修补或者复制,复制件放在原件后面;
(二)对纸面小于卷面的文书材料,要加贴衬纸;对纸面大于卷面的文书材料,要按照卷面大小折叠整齐;
(三)对纸面字迹偏左,装订后会影响阅读的材料,要另用纸加衬边后再装订;
(四)字迹难以辨认的文书材料应当附抄件,抄件放在原件后面;
(五)外文材料要翻译成中文附在后面;
(六)需要归档的信封要打开平放,邮票不得撕揭;
(七)文书材料上的金属物应当剔除干净。
第八条  内容相同的应诉案件材料一般只保留一份,重份的案件材料应予剔除。为备日后查考,多余的案件材料可以夹在已装订好的卷内。
第九条 归档的物证,凡是能够附卷保存的,应当装入证物袋并订入卷。证物袋上要写明物证的名称、数量、特征、来源和要证明的事项。不便附卷保存的,应将其照片附卷,照片加贴衬纸入卷,并在衬纸上注明物证的名称、规格、特征、保管地点等。
第十条  归档的声像资料,其载体应装入证物袋并订入卷,载体上注明案由、案号。照片加贴衬纸入卷。证物袋和衬纸上注明当事人的姓名、案由、案号、承办人、录制人、录制时间、中心内容和要证明的事项。   
   第十一条  一个证物袋只能装一件物证或一份声像资料。    
    第十二条 立卷的案件材料总的要求是按照案件材料形成的时间,兼顾材料之间的有机联系进行排列。具体顺序为:
     (一)案卷封面
    (二)卷内目录
   (三)判决书、裁定书、调解书
   (四)起诉书(上诉状)及其附件
   (五)应诉通知书
   (六)举证通知书
   (七)行政机关负责人出庭通知书
   (八)开庭传票
   (九)答辩状
   (十)答辩状审签表及其拟定稿
   (十一)授权委托书
   (十二)授权委托书审签表
   (十三)法定代表人身份证明及其身份证复印件
   (十四)应诉证据材料
   (十五)案件请示及其批复
   (十六)讨论案件记录等内部活动材料
   (十七)和解协议
   (十八)撤诉申请书
   (十九)备考表 
   (二十)卷底  
第十三条  第十二条的规定中没有列举的案件材料,各应诉机关可以根据实际情况,按形成的时间顺序排列。
第十四条  立卷的案件材料应区别不同情况进行整理。密不可分的材料依顺排列在一起,文电应合一立卷。排列时应批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;转发件在前,原件在后。
第十五条  案件材料除封面、卷内目录、备考表外,一律使用阿拉伯数字用铅笔逐页编号。每册都从“1”开始连续编号,分册之间不断号。正页编在右上角,反页编在左上角,无字页不编号,证物袋编在右上角。
第十六条 卷内目录按卷内案件材料的排列顺序,写清案件材料名称和所在页码。没有题名的案件材料应当拟写题名。案件材料的题名不得随意更改或者简化。
有分卷的案件,只在第一本分卷内列卷内目录。卷内目录要写明各案件材料所在的分卷案件号。
   第十七条  案卷封面应注明案卷号、案由、当事人名称、 结案时间、归档时间以及保管期限。
第十八条  有关案件材料的说明,应逐项填写在备考表内,并写明立卷人、检查人的姓名和立卷时间。
   第十九条  案卷封面、卷内目录、备考表所列的内容以及抄件和翻译件,可以打印,也可以使用字迹持久的蓝黑或炭黑色钢笔或中性笔书写,书写字迹要工整、规范。备考表中的立卷人、检查人的姓名应由本人手写。
    第二十条   案卷装订时要求右齐、下齐,一律使用棉线绳,采用三孔一线的方法装订。案卷装订后,在卷底装订线上加封条,封条上写明立卷时间,并加盖骑缝章。
   第二十一条 应诉案件材料应当在结案后三个月内立卷。装订成卷后,由承办人提出保管期限,根据档案管理的有关规定向本单位档案机构移交,并办理移交手续。
第二十二条  已归档的卷宗,不得从卷内抽取材料。如确有需要有入卷或撤出的材料,必需征得档案机构同意,并在备考表中注明,任何人不得擅自拆卷。
    第二十三条 涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的案件材料应列为密卷,确定密级,归档时应在档案封面右上角加盖密级章。密级及其保密期限的确定按照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其有关法律、法规的规定执行。
    第二十四条 本办法具体应用中的问题由呼和浩特市人民政府法制工作机构负责解释。
    第二十五条 本办法自发布之日起施行。